Comment gérer votre temps et retrouver votre sérénité

Disparues. Évanouies.

Vous vous demandez où sont passées les heures de votre journée.

Allongé sur votre lit, vous contemplez votre plafond sans le voir. Vous êtes exténué, mais vous ne trouvez pas le sommeil pour autant.

Vous n’avez accompli que la moitié des tâches que vous aviez prévues aujourd’hui. Et de nouvelles se sont déjà accumulées.

Vous pensez à ce qui vous attend demain, et après-demain… N’arriverez-vous jamais au bout de votre liste de tâches ?

Vous croyez que la seule solution consiste à garder la tête baissée et travailler encore plus fort. L’anxiété, toutefois, vous mine. Vous craignez de ne pas pouvoir tenir ce rythme effréné encore bien longtemps. Vous n’avez pas envie de maintenir cette cadence.

La vérité, c’est que travailler plus fort ne suffit pas pour prendre le contrôle de votre agenda. Ça peut fonctionner pendant quelques semaines, mais ça ne peut pas durer indéfiniment.

Que faire alors ?

Il faut d’abord et avant tout prendre soin de vous.

La priorité, c’est vous. Le travail, ça vient ensuite.

Vous êtes la carte maîtresse pour reprendre le contrôle de vos journées.Et je peux vous expliquer comment.Je vous invite à vous doter du calendrier de la semaine, ou encore du mois, à votre convenance. Vide. Sans aucune tâche inscrite.Et de suivre les étapes proposées ci-dessous.

PLANIFIEZ VOTRE BIEN-ÊTRE EN PRIORITÉ

Cela peut sembler contre-intuitif. Si vous êtes déjà surchargé, les premières activités que vous éliminerez naturellement de votre agenda seront celles qui contribuent à votre bien-être.

Or, c’est une erreur.

La planification de votre journée aura beau prévoir 10 heures de travail acharné bien orchestré, si vos piles sont à terre, vos chances d’y arriver sont faibles.

Si vous manquez d’énergie, soit vous remettrez à plus tard, soit vous couperez les coins ronds. Ou encore, vous prendrez beaucoup plus de temps que prévu pour accomplir vos tâches.

Le secret pour réussir votre gestion du temps, c’est d’abord de mettre en priorité les activités qui permettent de recharger vos batteries. Vous devez passer en premier. Être votre priorité.

(Un de mes livres fétiches sur le sujet s’intitule «The Power of Full Engagement» [Loehr, Schwartz, 2003])

Questions de coach:

  • Quel est votre niveau actuel d’énergie, sur 10 ? Est-ce suffisant pour accomplir vos tâches ?

Si ce n’est pas le cas :

  • Dans quelle mesure pouvez-vous rapidement augmenter votre niveau d’énergie ? Considérez, par exemple, votre bien-être :
    • Physique : mieux dormir, mieux manger, faire de l’exercice, etc.
    • Mental : prendre un bref congé, méditer régulièrement, travailler dans un environnement physique qui vous convient et même vous inspire, etc.
    • Émotif : passer du temps avec des personnes qui vous sont chères, éviter les conflits stériles, faire des activités que vous aimez, etc.
  • Quelle(s) activité(s) aurait(ent) le plus grand impact positif sur votre niveau d’énergie ? Sont-elles déjà à votre agenda ? Devriez-vous en ajouter pour faire le plein régulièrement ?

L’objectif de cet article n’est pas tant de creuser vos habitudes de vie, comme de faire prendre conscience que votre gestion du temps a tout avantage à mettre en priorité les activités qui ont un impact favorable sur votre énergie.

ÉTAPE 1: Mettez votre bien-être en priorité

Prenez maintenant votre calendrier. Celui-ci est vide. Vous avez le choix. Que planifiez-vous de faire pour accroitre votre énergie ?

MISEZ SUR VOTRE RYTHME NATUREL, ET NON CELUI DICTÉ PAR LES EXPERTS

Les experts en gestion du temps recommandent généralement de travailler d’abord sur les tâches complexes et difficiles, en début de journée. Soulagé d’avoir effectué ce travail, vous serez alors tranquille pour vaquer à vos autres occupations par la suite. Vous terminerez votre journée fatigué, mais en beauté, en réalisant des activités simples et rapides.

Ça tombe sous le sens, non ? Seulement si vous débordez d’énergie le matin, ce qui est loin d’être le cas pour chacun d’entre nous.

Même avec les meilleures intentions, réaliser une tâche complexe, à un moment où vous n’êtes pas au sommet de votre forme, risque de produire des résultats décevants.

Misez plutôt sur votre rythme naturel pour maximiser vos chances de réussite.

Par où commencer ?Pourquoi ne pas compléter ce petit tableau?

Inspiré du livre « Time Management from the Inside Out » [Morgenstern, 2004]il vous aidera à identifier clairement les moments de la journée où vous êtes le plus énergique.

gestion du temps

Questions de coach:

  • D’après le tableau, à quel moment votre niveau d’énergie est-il le plus élevé ? le moins élevé ?

ÉTAPE 2: Intégrez votre rythme naturel à votre agenda

Identifiez ces plages horaire à votre agenda.

ADAPTEZ VOTRE GESTION DU TEMPS À VOTRE CAPACITÉ D’ATTENTION, ET NON L’INVERSE

Les tenants de la gestion du temps proposent également qu’il soit plus efficace de rester concentré sur une seule tâche durant une heure, avant de passer à la suivante.

Encore une fois, cette pratique ne tient pas compte de la diversité des êtres humains.

Exigez qu’une personne avec une capacité d’attention limitée reste focalisée longtemps sur la même tâche tient de la torture. Au contraire, interrompez-moi lorsque j’écris pendant des heures, intensément concentrée, et je tourne en bourrique !

Si votre capacité d’attention est limitée, alors morcelez vos tâches en petites étapes, et planifiez votre journée pour que celles-ci se succèdent rapidement.

Si, au contraire, vous aimez rester concentré sur une longue période de temps, ne planifiez que 3 ou 4 tâches dans une journée.Vous n’en serez que plus satisfait, et plus efficace.

Questions de coach:

  • À quoi ressemble un rythme de travail idéal pour vous ? Préférez-vous sauter d’une activité à l’autre, ou vous consacrer de façon soutenue à un nombre limité de tâches ?
  • Considérez les tâches que vous devez accomplir cette semaine. Pouvez-vous les morceler et les étaler dans la semaine, ou encore regrouper les activités connexes, selon votre préférence ?
  • Dans quelle mesure la fonction que vous occupez aujourd’hui vous permet-elle d’adapter votre gestion du temps à votre rythme de travail idéal ?
  • Que retenez-vous ?

ÉTAPE 3: Découpez votre agenda selon votre capacité d’attention

Découper votre agenda en bloc correspondant autant que possible à votre rythme de travail idéal. Préférez-vous des intervalles de 30 minutes ? Une heure ? Deux heures à la fois ?

SOYEZ RÉALISTE ET PLANIFIEZ L’IMPRÉVISIBLE

Une erreur courante dans la gestion du temps est de ne pas laisser de place aux imprévus.Ils surviendront pourtant, c’est assuré. Alors, aussi bien planifiez de la capacité dans votre agenda pour les prendre en charge.

Combien de temps faudra-t-il ? À quel moment de la journée ? Évidemment, si vous le saviez à l’avance, ce ne serait plus des imprévus ! Alors, allez-y avec votre intuition. De façon générale, combien de temps passez-vous à gérer des imprévus ?

Réservez du temps dans votre agenda, chaque jour. Ainsi, si un imprévu survient, vous aurez la capacité de le prendre en charge, sans impacter le reste de votre journée. Si, au contraire, votre journée se déroule sans encombre, alors vous aurez gagné ce bloc de temps pour vaquer à vos occupations !

Ne pas garder d’espace pour les imprévus n’est pas réaliste. Vous manquerez assurément de temps. Vous raterez vos échéanciers pour certaines tâches, ou encore vous livrerez des résultats insatisfaisants.

ÉTAPE 4: Planifiez les imprévus

Réservez un bloc de temps chaque jour, pour gérer les imprévus. Commencez par 30 minutes, peut-être une heure, et vous verrez à l’expérience ce qui est optimal pour vous.

VOUS ÊTES MAINTENANT FIN PRÊT POUR PLANIFIER VOTRE AGENDA

Finalement, vous y êtes !

Vous avez la fondation nécessaire pour planifier votre agenda. Les blocs de temps sont divisés de façon optimale pour stimuler votre attention, vous savez quand votre énergie est à son meilleur, du temps est réservé non seulement pour les activités qui vous donnent de l’énergie additionnelle, mais également pour prendre en charge les imprévus.Reste maintenant à planifier la liste de vos tâches 🙂

Faites-en d’abord la liste.Identifiez leur priorité, selon l’importance qu’elles revêtent, et leur urgence, selon la date à laquelle elles doivent être complétées.

(Pour plus d’information sur la détermination des priorités, vous pouvez consulter cet article à la section « Gérer les priorités ».)

Estimez également le temps requis pour exécuter chacune des tâches.Vous êtes prêt à compléter votre agenda.

ÉTAPE 5A: Planifiez vos activités simples

Planifiez vos activités dans les espaces restants à votre agenda. Allez-y dans l’ordre suivant :

  • Les tâches prioritaires qui ont une date butoir
  • Les autres tâches prioritaires
  • Les tâches récurrentes

Toutefois, si vos activités ont une certaine envergure, et peuvent être découpées en plusieurs tâches, voici comment procéder.

ÉTAPE 5B: Planifiez vos activités d’envergure

Déterminez l’activité prioritaire

  • Découpez l’activité en tâches intermédiaires. Estimez le temps requis pour effectuer chacune des tâches.
  • Insérez chacune des tâches à votre agenda, aux plages disponibles. Tenez compte du temps requis pour les réaliser, et les dates où elles doivent être complétées pour vous permettre de terminer l’activité au grand complet à temps.
  • Est-ce que certaines tâches doivent être accomplies à une date précise ? Par exemple, devez-vous présenter une version préliminaire de votre rapport à votre patron à une date x ? Si c’est le cas, n’oubliez pas de les noter et de construire votre planification en fonction de ces dates.
  • Il est souvent utile de débuter votre planification avec la date finale à laquelle votre activité doit être complétée, et planifier vos tâches à rebours.

Identifiez la 2e activité prioritaire, et procédez de la même façon, et ainsi de suite.

En cours de planification, ou à la toute fin, vous constaterez sans doute que certains ajustements sont nécessaires pour permettre d’agencer l’ensemble des activités ensemble. Il est probable que certaines tâches d’une activité A entrent en conflit avec des tâches de l’activité B.

Travaillez de façon itérative jusqu’à ce que vous soyez satisfait de votre planification, et que vous soyez convaincu de son réalisme.Si vous ne pouvez résoudre certains conflits d’horaire, alors vous devrez prendre des mesures particulières :

  • Déléguez
  • Reportez à plus tard
  • Réduisez l’envergure en réalisant le minimum acceptable et rien d’autre
  • Annulez l’activité

(Pour en savoir plus sur le sujet, je vous invite à lire la section « Gérer les attentes », de cet article.)

UNE FOIS PLANIFIÉ, VOTRE AGENDA EST DÉJÀ DÉSUET

C’est la réalité, malgré votre planification serrée, vous pouvez être assuré que votre journée ne se déroulera pas totalement comme prévu.

Est-ce à dire que planifier est inutile ? Bien sûr que non.

Cela signifie plutôt qu’il faut rester vigilant. Faites la revue de vos progrès en début de journée, régulièrement au courant de la journée, et en fin de journée, et ajustez-vous au besoin. Le critère de succès fondamental est de garder en tout temps votre focus sur vos priorités et de jongler avec le reste.

Et votre première priorité, si je puis dire, demeure votre bien-être.Votre niveau d’énergie.

LES SIX ÉTAPES, EN RAFALE:

  1. Mettez votre bien-être en priorité
  2. Intégrez votre rythme naturel à votre agenda
  3. Découpez votre agenda selon votre capacité d’attention
  4. Planifiez les imprévus
  5. Planifiez vos activités
  6. Révisez vos progrès fréquemment et ajustez votre agenda au besoin

Se sentir dépassé par la charge de travail à accomplir, c’est vraiment pénible. Anxiogène.

Particulièrement quand on ne voit pas la lumière au bout du tunnel.Investir d’abord en vous, malgré la surcharge, est essentiel pour arriver à des résultats inespérés et durables. Imaginez-vous aller vous coucher le soir serein, détendu, et tomber dans un sommeil réparateur en quelques minutes.

Imaginez-vous vous réveiller frais et dispo au petit matin, enthousiaste à l’idée de vivre pleinement cette nouvelle journée qui s’offre à vous.

Commencez par vous choisir vous. Investissez en vous. Adoptez progressivement les techniques proposées ci-dessus, et conservez celles qui vous fonctionnent le mieux pour vous.

Et redécouvrez le plaisir de dormir paisiblement…


Je publie toutes les semaines des articles portant sur le leadership et le management. Pour être assuré(e) de ne rien manquer, abonnez-vous à mon infolettre hebdomadaire.

Au plaisir de vous retrouver à nouveau,

Coach de dirigeants |
Conférencière |
Auteure

livre, intuition, influence

  • Share on:

Je serais ravie de lire vos commentaires

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

%d blogueurs aiment cette page :