3 façons infaillibles de surmonter votre surcharge de travail

Faire face à une surcharge de travail peut être une aventure périlleuse. Comparable à traverser un ravin en marchant sur une corde raide. Vous devez vous rendre du point A au point B, de l’autre côté, sans perdre pied.

Vous avez peut-être l’habitude des cordes raides, peut-être même êtes-vous un expert dans le domaine…

Mais si vous lisez cet article, c’est sans doute parce que vous êtes arrivé à un moment où vous en avez assez. La surcharge s’accentue plutôt que de s’atténuer, et vous en ressentez les effets néfastes.

Avez-vous un poids additionnel à porter, un fardeau extraordinaire? Qui pèse lourd sur vos épaules? Qui vous déséquilibre alors que vous amorcez votre traversée sur la corde raide?

Et comble de malheur, vous êtes déjà exténué. Le voyage a été long, les nuits courtes, et vous ressentez les effets de la fatigue dans vos muscles, dans vos os, dans votre coeur.

Alors, plutôt que de rester concentré sur la tâche à accomplir, vous vous inquiétez de votre situation précaire, votre pouls s’accélère. Il vous est de plus en plus difficile de rester en équilibre…

Que faire alors?

Dans cet article…

Je vous propose trois façons infaillibles de surmonter votre surcharge de travail, et vous permettre d’arriver de l’autre côté du ravin, en toute sécurité.

En effet, il ne suffit pas de bien planifier vos tâches pour y arriver.

Il est également essentiel de gérer:

  1. Votre niveau d’énergie
  2. Vos priorités
  3. Les attentes (des autres, mais également les vôtres)

En bonus, j’ai ajouté quelques pistes de réflexion pour vous éviter d’être surchargé à répétition.

Une saine gestion du temps prévoit la liste des tâches, évalue le temps et les efforts requis, et la date à laquelle cette tâche doit être accomplie. Élaborer un plan d’action réfléchi, bien coordonné, et se mettre en mode exécution, c’est la partie facile de l’équation.

Il demeure toutefois des obstacles que vous allez devoir affronter pour réussir.

GÉRER VOTRE NIVEAU D’ÉNERGIE

Si votre planification prévoit dix heures de travail soutenu aujourd’hui, dans quelle mesure disposez-vous de l’énergie nécessaire pour fournir cet effort? Assez? Trop peu?

Vous voyez, vous pouvez vous acharner à la tâche, si votre énergie est insuffisante pour fournir les efforts nécessaires, les résultats seront décevants. La qualité de votre travail pourrait en pâtir.

Que faire alors?

Apprenez à gérer votre niveau d’énergie avant même de vous préoccuper de la gestion du temps. Prenez toutes les mesures nécessaires pour maintenir un niveau d’énergie adéquat.

Questions de coach:

  • Quel est votre niveau actuel d’énergie, sur 10?
  • Quel est votre niveau actuel de stress, sur 10?
  • Le stress est un grand consommateur d’énergie. Si vous considérez énergie versus stress, croyez-vous avoir assez d’énergie pour fournir les efforts nécessaires pour affronter la surcharge de travail?

Si ce n’est pas le cas:

  • Pensez à ce que vous avez dit, pensé, fait, ou avez subi de la part des autres, au cours des derniers jours.
    Qu’est- ce qui:

    • Vous donne de l’énergie, dans une journée?
    • Réduit votre énergie?
    • Qu’est-ce que ces réponses vous apprennent?
  • Dans quelle mesure pouvez-vous rapidement augmenter votre niveau d’énergie?
    Considérez, par exemple:

    • Mieux dormir
    • Mieux manger
    • Faire de l’exercice
    • Prendre un bref congé
    • Méditer
    • Passer du temps avec des personnes qui vous sont chères
    • Travailler dans un environnement physique qui vous convient et même vous inspire
    • Éviter les conflits stériles
    • etc.

GÉRER LES PRIORITÉS

Même si votre niveau d’énergie est très élevé, et d’autant plus s’il ne l’est pas, vous n’arriverez jamais à compléter toutes les tâches qui vous incombent. Le temps d’en accomplir quelques-unes, et de nouvelles s’ajouteront, ainsi va la vie.

Par conséquent, il est impératif de faire des choix judicieux.

Cela implique d’abord que vous ayez une perspective claire des objectifs que vous poursuivez. Ainsi, vous serez en mesure d’évaluer adéquatement l’impact de faire une tâche ou de la reporter à plus tard.

Attaquez d’abord les tâches urgentes, et celles qui sont les plus importantes. Vous connaissez peut-être déjà le modèle:

  • Une tâche est urgente si l’impact de dépasser le délai est élevé;
  • Une tâche est importante si l’impact de ne pas la faire est élevé.

gestion du temps, time management

 

GÉRER LES ATTENTES

Face à toute situation périlleuse, il n’y a que trois options possibles: accepter le statu quo, fuir, ou se battre.

Si votre niveau d’énergie est suffisant, et que vous êtes en mesure d’accomplir les tâches importantes et urgentes, alors le statu quo est une option viable.

Sinon, à moins que le péril soit tel que vous décidiez de vous enfuir, il ne reste qu’une option: se battre.

En langage moderne, cela veut dire gérer les attentes. Négocier.

Voici les options qui s’offrent à vous:

Déléguer

Considérez les tâches les moins importantes, parmi celles qui vous incombent.

Pourriez-vous déléguer? À qui? Est-il vraiment indispensable que tout soit fait par vous?

Reporter à plus tard

Considérant les impacts, pouvez-vous remettre à plus tard certaines tâches, de telle sorte à vous concentrer sur ce qui est vraiment urgent, et important? Discutez-en avec votre superviseur ou votre client. Quelles sont les options envisageables?

Annuler

Pouvez-vous carrément annuler la tâche? Décidez de ne pas l’exécuter? Vous aurez alors à négocier fort avec votre superviseur – et peut-être avec vous-même. Vous devez toutefois rester réaliste.

Tout ce qui mérite d’être fait mérite d’être bien fait.

Alors, faites des choix judicieux.

Réduire l’envergure

Dernière option, et certainement non la moindre.

Si vous ne pouvez pas déléguer une tâche, la reporter à plus tard, ou l’annuler, peut-être pouvez-vous la réduire? Qu’est-ce qui pourrait être le minimum acceptable, quitte à effectuer une partie du travail ultérieurement?

Gérer votre énergie, gérer les priorités et gérer les attentes sont les outils par excellence pour vous permettre d’affronter une surcharge de travail.

Gérer votre temps, par la suite, en planifiant les tâches, en les exécutant de façon rigoureuse, et en prêtant attention à vos progrès, vous permettra d’arriver à bon port. En toute sécurité.

Toutefois, il me reste une question pour vous.

Question de coach:

  • Dans quelle mesure vous trouvez-vous face à une surcharge de travail de façon perpétuelle?

RÉFLEXIONS À PLUS LONG TERME

Si la surcharge de travail est un mode de vie pour vous, considérez adapter vos comportements de telle sorte à gérer votre énergie, vos priorités et les attentes sur une base continue.

Augmentez votre niveau d’énergie à moyen et à long terme

Un de mes livres fétiches sur le sujet s’intitule « The Power of Full Engagement » [Loehr, Schwartz, 2003]. D’après ces auteurs, notre niveau d’énergie est le résultat combiné de notre état:

  • Physique : sommeil, alimentation, activités physiques
  • Émotif : qualité des relations humaines et émotions positives
  • Mental : pensées positives, créativité
  • Spirituel : cohérence avec nos valeurs et nos convictions

Qu’est-ce qui aurait le plus d’impact sur votre niveau d’énergie, à moyen terme? Sur quel aspect devriez-vous travailler?

Restez focalisé sur vos objectifs

La distraction tue les rêves.

Il est facile de perdre de vue vos objectifs, compte tenu des demandes incessantes de la vie moderne. Ceux qui réalisent leurs rêves sont ceux qui maintiennent le cap malgré la tourmente. Prêtez attention à ce qui compte vraiment, et laissez faire le reste.

Apprenez à dire non, sinon négocier

Il est vrai qu’on ne peut pas dire trop souvent non dans un contexte professionnel. Si vous ne pouvez le faire, négocier. Gérer les attentes de votre superviseur et de vos clients, ainsi que les vôtres, afin d’équilibrer votre charge de travail.

L’atteinte de vos objectifs en dépend.

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Au plaisir de vous retrouver à nouveau,

 

Coach de dirigeants |
Conférencière |
Auteure

livre, intuition, influence

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