Travail en équipe: 8 pratiques éprouvées pour une transformation en profondeur

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Le travail en équipe est essentiel à l’atteinte des résultats. Mais il est aussi complexe de le rendre efficace.

J’ai connu une équipe de travail où les relations étaient amicales, et le plaisir au rendez-vous. Toutefois, l’équipe n’atteignait pas ses objectifs.

J’ai aussi fait partie d’une équipe productive. Or, nous étions surmenés, isolés, méfiants. Après un certain temps, la performance s’est détériorée.

J’ai aussi observé une équipe toxique, rassemblant pourtant les leaders de l’entreprise. Ceux-ci adoptaient des comportements contre-productifs – blâmer, être sur la défensive, faire obstruction, démontrer du mépris. Leur dynamique d’équipe avait un effet domino néfaste sur le reste de l’organisation.

J’ai vu pourtant à de nombreuses reprises le travail en équipe s’améliorer. Pour peu que les membres de l’équipe et son leader s’engagent dans un processus de transformation rigoureux, supporté par des pratiques éprouvées, c’est possible d’y arriver. Même lorsque le niveau de conflit est élevé.

En tant que gestionnaire d’expérience et coach certifiée en performance d’équipe, je complète aujourd’hui une série de trois articles sur le sujet.

La semaine dernière, je vous ai proposé un article qui présentait la vue d’ensemble d’un processus éprouvé pour transformer la performance de votre équipe de travail. Celui-ci comporte 4 phases, telles qu’illustrées ci-dessous :

Processus cohésion déquipe

 

Dans cet article, cette semaine…

Vous trouverez des pratiques concrètes, pour chacune des phases du processus d’amélioration, soit :

  • Renforcer le sentiment d’urgence et l’importance d’améliorer le travail en équipe
  • Rallier l’équipe à une cible commune de performance
  • Créer une mission d’équipe inspirante
  • Développer les règles de conduite essentielles pour s’améliorer
  • Mesurer la performance actuelle du travail en équipe
  • Élaborer un plan d’action, ensemble
  • Faire la revue régulière des progrès, ensemble
  • Réévaluer la performance du travail en équipe

 

PHASE 1 – EXPLORER CE QUI REND LE TRAVAIL EN ÉQUIPE EFFICACE

Une transformation en profondeur nécessite des efforts considérables et soutenus dans le temps, de la part de chacun des participants. Or, il ne suffit pas que vous déclariez qu’un changement est nécessaire pour que ceux-ci investissent toute leur attention et leur énergie, surtout sur une période prolongée.

Prenez plutôt le temps de mettre en place toutes les conditions gagnantes avant d’entamer le processus de changement.

Pour ce faire, planifiez une première rencontre qui aura pour objectif de créer le contexte dont l’équipe a besoin pour réussir sa transformation. D’expérience, je vous dirais de prévoir une rencontre de deux heures, au minimum, pour couvrir les pratiques 1) à 4) suivantes. Il est possible qu’une rencontre additionnelle soit nécessaire.

1) Renforcer le sentiment d’urgence et l’importance d’améliorer le travail en équipe

Vous devez d’abord créer un sentiment de nécessité et d’urgence. Donnez un électrochoc, et réveillez les ardeurs des membres de votre équipe pour vaincre la force d’inertie.

Préparez-vous à présenter brièvement à l’équipe les résultats concrets auxquels vous vous attendez. Laissez la place, par la suite, aux échanges qui permettront à l’équipe de s’approprier le contexte. Par exemple, laissez l’équipe clarifier :

  • Pourquoi être plus performants ensemble est-il essentiel, plutôt que de garder le statu quo ?
  • Pourquoi entreprendre une démarche d’amélioration en ce moment ?
  • Dans quelle mesure améliorer l’efficacité du travail en équipe aura-t-elle un impact favorable sur l’atteinte des résultats ?

2) Rallier l’équipe à une cible commune de performance

Mettez à contribution l’équipe pour élaborer une vision concrète du travail en équipe performant, qui les interpelle, et les inspire. Plutôt que de miser seulement sur des énoncés théoriques, les participants seront beaucoup plus engagés envers cette cible s’ils l’articulent ensemble.

Aussi, prévoyez suffisamment de temps pour que chaque participant contribue de son expérience. Par exemple, demandez-leur :

  • Quelles sont, d’après vos expériences passées, les caractéristiques d’une équipe performante ? On peut faire ici référence à l’équipe de travail actuelle, mais également à toute autre équipe – sportive, autre équipe de travail, etc.
  • Quelles caractéristiques vous apparaissent essentielles pour un travail en équipe efficace et productif ?

Prenez note au tableau des caractéristiques qui émergent, au fur et à mesure.

Considérez enrichir les constats grâce à la présentation d’un modèle de performance du travail en équipe. Vous pourriez vous inspirer, par exemple, de cet article.

Discutez en équipe de ce qui résonne le plus, et finalisez votre cible idéale.

3) Créer une mission d’équipe inspirante

La prochaine étape consiste à créer une mission d’équipe commune, qui va au-delà de la mission officielle accordée par l’organisation.

On cherche à définir une mission précise, riche, inspirante, engageante.

Une telle mission peut s’articuler de la façon suivante :

  • Notre équipe [nom de notre équipe] existe
  • pour… [pourquoi sommes-nous là].
  • Nous sommes [qui sommes-nous ?].
  • Nous [que faisons-nous]
  • afin de [quels résultats concrets visons-nous ?]

Par exemple, que pensez-vous, de la version officielle d’une mission d’équipe en TI :

Offrir des services de grande qualité à nos clients internes, afin de leur permettre d’atteindre leurs objectifs d’affaires et d’utiliser de façon optimale des technologies numériques.

lorsque transformée de la façon suivante :

Notre équipe des TI existe pour offrir à nos collègues les outils essentiels afin de rendre leur travail simple, productif et efficace. Nous sommes passionnés par la technologie, mais encore plus par notre capital humain, car c’est là que réside toute notre force vive. Nous visons l’excellence et l’agilité de nos pratiques afin de contribuer concrètement à la croissance visée de 30 % d’ici à 2020.

Plus engageant, non ?

4) Développer les règles de conduite essentielles pour s’améliorer

Comme dernière étape de la phase 1, il est essentiel que l’équipe se dote de règles de conduite bien à elle, afin de permettre aux échanges d’être les plus productifs possible.

Consultez votre équipe :

  • Quelles règles de conduite doit-on mettre en place afin qu’en tout temps, les discussions entre nous soient ouvertes, candides et que chacun se sente en sécurité ?
  • Quelles seront les conséquences si celles-ci ne sont pas respectées ?

Ces règles doivent être précises, concises, claires et concrètes. Par exemple, si l’une d’entre elles est « se traiter avec respect« , demandez à l’équipe de préciser sa pensée. Le résultat pourrait alors être « Se traiter avec respect : arriver à l’heure aux rencontres, permettre à chacun de prendre sa place, ne pas couper la parole« . Comme vous pouvez le constater, en évitant de rester dans les généralités, on s’assure de développer une vision commune des attentes de chacun.

Une fois ces étapes complétées, vous serez en mesure de passer à la phase suivante.

 

PHASE 2 – ÉVALUER LA PERFORMANCE ACTUELLE

Il existe plusieurs façons d’établir le portrait de la performance actuelle du travail en équipe.

À un bout du spectre, cette évaluation peut se faire de façon informelle et qualitative. À l’autre extrême, elle peut être réalisée de façon formelle grâce à un test diagnostique. Celui-ci comportera à la fois des questions de nature quantitative et qualitative.

Dans cet article, je fais la revue de deux modèles de la performance, soit celui proposé par Patrick Lencioni (les 5 dysfonctions d’une équipe), et celui plus exhaustif de Team Coaching International (TCI). TCI, en particulier, offre un test diagnostique validé scientifiquement, et qui couvre 14 indicateurs de performance. Il doit toutefois être administré par un coach certifié (Certified Team Performance Coach, ou CTPC).

5) Mesurer la performance actuelle du travail en équipe

Si vous choisissez de faire une évaluation informelle et qualitative, prévoyez une rencontre de deux heures avec l’équipe. Animez une discussion de telle sorte à faire émerger les forces et les faiblesses du travail en équipe. Inspirez-vous d’un modèle de performance pour vous assurer de couvrir tous les angles. N’hésitez pas à demander à une tierce partie d’animer une telle discussion. Cela vous permettra de participer aux échanges au même titre que les autres membres de l’équipe.

Les questions posées pour susciter la réflexion pourraient être, par exemple :

  • Quels cas concrets démontrent la performance de notre travail en équipe ?
  • Considérant un cas à la fois, qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui a moins bien fonctionné ?
  • Quelles leçons retenons-nous ?

Si vous préférez, au contraire, faire appel à un coach certifié, celui-ci fera passer le test en ligne à chacun des participants. Les résultats seront par la suite dévoilés lors d’une rencontre. Celle-ci pourra alors intégrer, en une seule demi-journée, les pratiques 1) à 5) proposées dans cet article. Prévoyez travailler avec un coach si les enjeux de performance sont élevés, ou encore, si vous voulez accélérer le développement de l’équipe. Un coach animera les échanges, en plus de rendre visible ce qui se passe sous la surface.

Une fois cette phase complétée, l’équipe a tout ce qu’il faut entre les mains pour concevoir un plan d’action.

 

PHASE 3 – AGIR POUR AMÉLIORER LE TRAVAIL EN ÉQUIPE

La prochaine phase consiste à élaborer un plan d’action, et à l’exécuter. Cette phase s’étale normalement sur plusieurs mois, disons six mois, en moyenne. En effet, si certaines actions peuvent être concrétisées rapidement, il y en aura sûrement certaines qui exigeront plus de temps.

J’en profite pour porter à votre attention que le plan d’action doit opérer à deux niveaux, soit le travail de l’équipe, et le travail sur l’équipe.

En effet, même si l’équipe travaille à des actions concrètes (travail de l’équipe), celles-ci offrent autant d’opportunités pour améliorer les comportements entre les membres de l’équipe (travail sur l’équipe).

Par exemple, une des actions pourrait être de clarifier certaines responsabilités, et une autre viserait à avoir le courage de s’exprimer en cas de désaccord. Ces actions ne sont pas mutuellement exclusives, au contraire. Les activités visant à clarifier les responsabilités sont des opportunités pour pratiquer le courage des participants.

6) Élaborer un plan d’action, ensemble

Pour faire suite aux activités 1) à 5) ci-dessus, prévoyez au moins deux heures (ou une demi-journée). Cela permettra à l’équipe de développer un plan d’action détaillé, avec des activités, des responsables, et des dates visées.

Pour ce faire, ensemble :

  • Considérez l’évaluation de la performance actuelle du travail en équipe.
  • Analysez les forces et les faiblesses qui sont ressorties de l’exercice.
  • Identifiez au maximum trois priorités, les plus prometteuses, pour améliorer le travail en équipe.

Vous serez sans doute intéressé de savoir que, d’après l’expérience de TCI :

  • Les équipes ayant adopté le programme de coaching d’équipe de TCI ont concrétisé au moins 20 % d’amélioration après 6 à 8 mois ;
  • Les deux compétences qui ont le plus d’impact sur l’amélioration de la performance sont :
    • avoir des interactions constructives (c’est-à-dire ne pas éviter la confrontation des idées, mais le faire de façon constructive) et
    • accroître l’imputabilité de chacun des membres de l’équipe, envers l’équipe.

7) Faire la revue régulière des progrès, ensemble

La clé du succès du programme d’amélioration de la performance repose sur la discipline et la rigueur avec laquelle l’équipe mettra en œuvre son plan d’action.

Pour que des changements en profondeur s’opèrent, l’équipe doit garder le focus sur les actions à poser. Elle doit apprendre de ses expériences. Elle pourra ainsi développer progressivement de nouvelles pratiques, qui résulteront en de nouvelles normes.

Aussi, il est essentiel de faire une revue régulière des progrès de l’équipe. Et par régulière, je pense aux deux semaines au minimum. En effet, l’expérience démontre que celle-ci permet de garder le plan d’action au premier plan. De plus, elle rend l’équipe responsable de ses progrès.

 

PHASE 4 – RÉÉVALUER LA PERFORMANCE

Après 6 mois de travail acharné, il est temps d’évaluer les progrès.

8) Réévaluer la performance du travail en équipe

Complétez le programme en effectuant à nouveau l’évaluation de la performance de l’équipe, après ce dur labeur. Comparez les résultats, et célébrez les succès !

Qui sait, l’équipe choisira peut-être alors de poursuivre son évolution, et de concevoir un nouveau plan d’action?

Si l’aventure vous intéresse, et que vous songez à faire accompagner l’équipe par un coach d’expérience, certifié par Team Coaching International (TCI), contactez-moi à ginette@ginettegagnon.com.

Au plaisir de vous retrouver,

 

 

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